Sənədlər müxtəlif yollarla imzalana bilər. Dizaynı sənədin növündən asılıdır və idarəetmə sənədləri və federal qanunlar üçün dövlət standartları ilə müəyyən edilir.
"İmza" və "siyahı" sözləri paronimlər, yəni səsə bənzər eyni köklü sözlərdir. İmza bir soyadın yazılı yazısı, sənədin təsdiqlənməsi üçün fərdi işarədir, barmaq izi qədər fərdi. İmza olmadan sənəd etibarsız sayılır. Rəsm isə divarları, qabları, parçaları və s. Bəzəyən bəzəkli və ya süjetli bir rəsmdir. Məsələn, "Xoxloma altında" rəsm. Qanunvericilikdəki "imza altında" ifadəsi "işarəsi" felinin mənasında işlənir. Faks (üz bənzətmə - buna bənzər bir şey etmək) bir çox sənəd imzalayan bir şəxsin əlyazma imzasının köməyi ilə möhür, klişedir. Maddi məsuliyyəti nəzərdə tutmayan bu sənədlərin böyük həcmlərindən - sertifikatlardan, məktublardan əmindir. Faks, menecerin bütün sənədlərə şəxsi imza qoya bilmədiyi böyük bir iş axını olan şirkətlərdə tələb olunur. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinə görə faks sənədləri qanuni qüvvəyə malikdir. Faksın rəsmi sənədlərdə istifadəsi tövsiyə edilmir. Bəzi ciddi hesabat sənədlərinə klişe qoymaq qanunla qadağandır. Şəxs imza sənədinə şəxsən qoyur. Faks, belə bir hərəkət etmək səlahiyyəti olan hər hansı bir şəxs tərəfindən çatdırıla bilər. Bir təşkilatdakı klişlərin saxlanması və istifadəsi proseduru ümumiyyətlə yerli bir aktda - qaydalar, təlimatlarla təyin olunur. Faksların vurula biləcəyi sənədlərin siyahısını göstərir və vəzifələrinə klişenin təhlükəsizliyini və istifadəsini təmin etmək daxil olan bir şəxs və ya bir qrup şəxs müəyyən edilir. Bundan əlavə, bu əmrin pozulmasına görə məsuliyyət nəzərdə tutulur. Elektron texnologiyanın inkişafı ilə birlikdə elektron imza ortaya çıxdı. Belə bir imza ilə imzalanmış rəqəmsal sənəd, sənədin kağız üzərində tərtib edilməsinə ehtiyac olmadığı hallarda tanınır. Elektron imzalardan istifadə məsələləri "Elektron Rəqəmsal İmza haqqında" Federal Qanunla tənzimlənir.
