Hər kəs və hər zaman bir məktub almaqdan məmnun idi. Qədim Misirdə insanlar məktublar yazdılar və onları çatdırmaq üçün elçilər göndərdilər. Bununla birlikdə, xüsusi bir çubuğa möhkəm sarılmış papirusa yazdılar. O vaxtdan bəri məktub yazmaq və göndərmək çox asanlaşdı. Ancaq bir məktubun necə tərtib olunacağına dair bəzi tələblər də var idi.
Bir şəxs bir məktub aldıqda ilk diqqət yetirdiyi şey onun dəqiqliyi, əl yazısı, bəndlərin düzülüşü və məktub müəllifinin alıcı ilə necə əlaqəli olduğunu göstərə biləcək digər incəliklərdir. Ləkələr, düzəlişlər, çox böyük sahələr və ya bunlar olmadan, tarixsiz və imzasız olduqda, göndərənin alıcıya hörmətlə yanaşmadığı aydın olur. Buna görə məktub hələ oxunmadıqda belə, artıq çox şey deyə bilər. Buradan nəticə çıxır: yaxşı bir təəssürat yaratmaq üçün məktub düzgün biçimləndirilməlidir. İndi birbaşa bir məktubu necə təşkil edəcəyimiz barədə.
Məktubun quruluşu belə olmalıdır: müraciət, məktubun birbaşa mətni, bir növ nəzakəti, imzanı və tarixi ehtiva edən bir nəticə.
Qeydiyyat qaydaları:
1. Məktubun birinci hissəsi - müraciət yeni bir sətirdə yazılır, alıcının adı, məktub rəsmi olduğu təqdirdə soyadı yazılır. Ünvandan sonra ya vergül, ya da nöqtə və ya bir nida işarəsi qoyulur.
2. Məktubun mətni, əlbəttə ki, qırmızı xətt və böyük hərflə başlayır. Əlbətdə ağıl daxilində sağda və solda, yuxarıda və aşağıda haşiyələr olmalıdır. Yazı aydın və dəqiq olmalıdır. Məktubun məntiqi cəhətdən tamamlanmış hissələrini paraqraf şəklində formatlaşdırmaq lazımdır. Paraqraflar və sətirlər arasındakı məsafəyə hörmət etmək lazımdır.
3. Nəzakətin son forması sağ alt küncdə yazılmalıdır. Məktub işgüzar və ya rəsmi bir işdirsə, belə bir şəkildə "hörmətlə" və ya "hörmətlə" abunə ola bilərsiniz. Məktub qohumunuza və ya dostunuza aiddirsə, məktubu necə bitirmək üçün bir çox seçim var, məsələn: "səmimi olaraq sizin (sizin)", "Sizin və ya sizin", "Öpüşlər" və s.
4. Tarixi sağ alt küncdə qoymaq da yaxşıdır.
5. Tarixin yalnız rəqəmlərlə təyin olunmasına ehtiyac yoxdur, çünki, məsələn, İngiltərədə birinci rəqəm günü, ABŞ isə ayı bildirir. Buna görə belə yazmaq daha yaxşıdır: 1 Mart 2010.
6. Zərfi düzəltmək qalır. Alıcının ünvanı sağ alt küncdə yazılır və “kimə” ilə başlamalı, sonra “harada” yazmalısınız. Və göndərənin ünvanı yuxarı sol küncdə müvafiq olaraq yazılır.
