Arxiv qurumları yalnız sənədləri saxlamır, həm də vətəndaşlara arxiv məlumatlarına giriş imkanı verir. Bu ehtimalı reallaşdırmağın yollarından biri də oxu salonlarında arxiv sənədlərinə girişdir. Oxu salonlarını kimlərin ziyarət edə biləcəyini və onların necə işlədiyini daha ətraflı nəzərdən keçirək.
Dövlətin tarixi arxivlərindəki oxu otaqlarına ehtiyac var ki, ziyarətçilər sənədlərlə işləyə bilsinlər. Bir qayda olaraq, tədqiqatçılar elmi məqalələr, məqalələr, kitablar yazmaq, eləcə də şəcərə ağacları çəkənlər üçün sənədlərlə işləyirlər.
Oxu salonuna getmək üçün şəxsiyyət vəsiqəsi (pasport, sürücülük vəsiqəsi) ilə arxivə gəlməlisiniz, bir ərizə forması və iş mövzusunu göstərən bir ərizə doldurmalısınız. İndi bir çox arxivdə bu, elektron poçtla, skan edilmiş sənədlər göndərməklə edilə bilər və oxu salonuna gələrkən onları orijinal formada təqdim etməlisiniz.
Son 75 il ərzində məlumatları lazım olan qohum axtaranların onlarla qohumluq əlaqələrini sübut edən sənədləri olmalıdır. Beləliklə, babanızın komsomoluna ata tərəfdən qoşulma barədə məlumat lazımdırsa, atanızın sənədləri və sənədləriniz (doğum haqqında şəhadətnamə, soyadınızı izləyə biləcəyiniz pasportlar və evlilik şəhadətnaməsi) olmalıdır Qadınlar üçün). Bundan əlavə, oxu salonunun əməkdaşı ziyarətçiləri iş qaydaları ilə tanış etməlidir.
Oxu salonunda sənədləşmə işləri aparıldıqdan sonra ziyarətçiyə bələdçilər və digər metodik köməkçilər verilir: siyahılar, inventarlar reyestrləri, indekslər, kataloqlar) Sonra istifadəçi fondların ehtiyatları ilə artıq tanışdır.
Arxiv envanteri, arxiv fondunun saxlama vahidlərinin sistemləşdirilmiş siyahısını özündə cəmləşdirən və onların uçotu və məzmunun açıqlanması üçün nəzərdə tutulmuş bir arxiv qovluğudur.
Ziyarətçi seçilmiş halları göstərdiyi bir sorğu tərtib edir. İşlərin sayına dair məhdudiyyətlər iş qaydalarına uyğun olaraq arxivlər tərəfindən müəyyən edilir. Tədqiqatçı sənədləri dərhal qəbul edə bilməyəcək, ancaq arxiv qaydaları ilə müəyyən edilmiş müddətdən sonra. Ümumiyyətlə müddət 1 ilə 3 gün arasındadır. Fakt budur ki, minlərlə sənəd arxivdə saxlanılır və onları tez bir zamanda götürmək mümkün deyil. İşlər, arxivdə bir neçə bina varsa, müxtəlif binalarda yerləşə bilən böyük arxivlərdə saxlanılır. Buna görə, iş tapmaq üçün vaxt lazımdır. Bundan əlavə, işçilər onları verməzdən əvvəl hər bir iş vərəqini araşdırmalı və bütün sənədlərin mövcudluğunu qeyd etməlidirlər. Yalnız bundan sonra işlər oxu salonuna daxil ola biləcək.
Bəzi sənədlərin istifadəçilər üçün bağlana biləcəyinə də hazır olmalısınız. Bu, bəzi məlumatların (dövlət sirləri, şəxsi məlumatlar və s.) Məxfiliyindən irəli gəlir. Məhdud sənədlərə yalnız arxiv işçiləri baxa bilər. Tədqiqatçıya bu cür sənədlərdən müəyyən bir məlumat lazımdırsa, müəyyən edilmiş müddətdə icra ediləcək bir sertifikat (sosial-hüquqi və ya tematik sorğu) sifariş edə bilər.
Bundan əlavə, bəzən məhdudiyyət sənədin fiziki vəziyyətinin pis olması ilə əlaqələndirilə bilər.
Oxucu salonuna verildikdən sonra tədqiqatçı sənədlərlə işləmək, onlardan çıxarışlar etmək hüququna malikdir. Kopyalama (fotoqrafiya, tarama, fotokopi), bir qayda olaraq, pullu bir xidmətdir.
Tədqiqatçı lazımi işi görəndən sonra sənədlər oxu otağının işçisinə təhvil verilir və o, onları arxiv anbarına köçürür. Arxivçilər sənədlərin varlığını və vəziyyətini bir-bir səhifə yoxlayır, sonra yerinə qoyurlar.
Oxu salonunda nələrin edilə biləcəyi və edilə biləcəyi ilə bağlı müəyyən qaydalar hazırlanmışdır. Beləliklə, məsələn, oxu salonuna yemək gətirmək, üst paltarda, böyük çantalar və paketlərlə gətirmək qəti qadağandır. Əlcəklərlə sənədlərlə işləmək daha yaxşıdır - bu şəkildə onların təhlükəsizliyini uzada və özünüzü tozdan qoruya bilərsiniz. Həqiqət budur ki, barmaqlarınızla fırladıqdan sonra vərəqlərdə tər-yağ izləri qalır və bu da onu məhv edir. Əlbətdə, vərəqləri cırmaq, işdən qoparmaq, üzərinə yazmaq olmaz. Axı hər bir arxiv sənədində bir tarix var. Özündə bənzərsizdir. Sənədləri nə qədər saxlaya bilsək, fayda üçün bizə o qədər uzun müddət xidmət edə bilərlər.
